RZECZNIK PRASOWY I BIURO PRASOWE DIECEZJI WSKAZANIA KONFERENCJI EPISKOPATU POLSKI

WPROWADZENIE

Działanie Kościoła w świecie przekłada się między innymi na jego obecność w przestrzeni mediów. Są one nie tylko bezcennymi narzędziami ewangelizacji, ale także pełnią rolę w kształtowaniu komunikacji Kościoła w szeroko rozumianej przestrzeni publicznej. Media informują o jego bieżącej działalności, nie wykluczając sytuacji kryzysowych. Media mogą również pełnić funkcję formacyjną, edukacyjną, promocyjną i integracyjną. Szczególną rolę odgrywają w tym procesie media katolickie.

Czymś nieodzownym dla Kościoła jest profesjonalne i nowoczesne kreowanie komunikacji instytucjonalnej w zakresie kontaktu z mediami. Ważną rolę odgrywa w tych działaniach rzecznik prasowy wraz z Biurem Prasowym.

Dla podkreślenia wagi posługi rzecznika prasowego wraz z Biurem Prasowym oraz w celu ukazania zasad ich pracy w poszczególnych diecezjach Kościoła katolickiego w Polsce, wydaje się następujące wskazania.

Są one zbiorem dobrych praktyk, mającym jedynie charakter kierunkowy i pokazujący możliwy wspólny model działania. Implementacja poniższych wskazań w poszczególnych diecezjach zależy od autonomicznych decyzji biskupów zgodnie ze specyfiką i potrzebami danej diecezji.

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Rzecznikiem prasowym diecezji może być osoba duchowna lub świecka. Jego zadaniem jest kreowanie i koordynowanie komunikacji instytucjonalnej, aktywne promowanie dobrych dzieł i inicjatyw podejmowanych na terenie diecezji, kreowanie pozytywnych relacji z różnymi grupami otoczenia, pomoc w kontaktach z mediami biskupowi diecezjalnemu oraz podległym mu urzędom i instytucjom. Funkcję tę powinna podejmować osoba kompetentna w zakresie komunikacji społecznej.

2. Poszczególne instytucje diecezjalne mogą posiadać również osobnych rzeczników prasowych. Ci jednak powinni współpracować z rzecznikiem prasowym diecezji, który powinien czuwać nad jednością i spójnością komunikacji instytucjonalnej w diecezji w zakresie kontaktu z mediami.

3. Wskazane jest, aby rzecznik prasowy diecezji był jedyną osobą upoważnioną na stałe do udzielania wypowiedzi mediom w imieniu biskupa diecezjalnego oraz podległych mu urzędów i instytucji, poza sytuacją w pkt 2, z zachowaniem zasady jedności. W sytuacji kryzysowej, lub innej, która tego wymaga, biskup diecezjalny, w porozumieniu ze sztabem kryzysowym (jeśli taki w diecezji funkcjonuje) i Biurem Prasowym, lub samo Biuro Prasowe, może delegować inną osobę, która w danej sprawie kontaktuje się
z mediami.

4. Zaleca się, aby rzecznik prasowy diecezji nie udzielał się jako publicysta w mediach. Nie powinien również komentować rzeczywistości Kościoła instytucjonalnego w swoim imieniu.

II. MIEJSCE RZECZNIKA PRASOWEGO I BIURA PRASOWEGO DIECEZJI W STRUKTURZE KURII BISKUPIEJ

5. Należy powołać w diecezji Biuro Prasowe. Rzecznik prasowy stoi na jego czele jako dyrektor. Biuro Prasowe jest jednostką samodzielną, zrównaną w strukturze kurii diecezjalnej z wydziałami, podlegającą bezpośrednio biskupowi diecezjalnemu.

6. Funkcji rzecznika prasowego powinien być nadany odpowiedni priorytet, adekwatnie do roli mediów we współczesnym świecie i w życiu Kościoła. Należy więc zwrócić szczególną uwagę na to, aby nie łączyć funkcji rzecznika, jeśli to możliwe, z innymi zadaniami.

7. Diecezja powinna zapewnić rzecznikowi wszelkie konieczne i możliwe środki do wsparcia jego działalności (wynagrodzenie, służbowy telefon, sprzęt elektroniczny, pomieszczenia, środki na prowadzenie Biura Prasowego). Zaleca się, aby rzecznik prasowy miał w Biurze Prasowym przynajmniej jedną osobę do pomocy, szczególnie w zakresie prowadzenia profili w mediach społecznościowych. W przestrzeni internetu komunikacja odbywa się w bardzo dynamiczny sposób i wymaga czasu, umiejętności, wiedzy, kompetencji, a także nieustannego kształcenia się w tym zakresie oraz wykorzystywania zmieniających się funkcjonalności i narzędzi.

8. W celu umożliwienia rzecznikowi prasowemu diecezji bezpośredniego dostępu do istotnych informacji, zaleca się, aby uczestniczył on ‒ przynajmniej w roli obserwatora ‒ w posiedzeniach dyrektorów wydziałów kurialnych, rady kapłańskiej, diecezjalnego Biura ds. Ochrony Dzieci i Młodzieży oraz innych decyzyjnych i doradczych gremiów diecezjalnych, o ile pozwalają na to przepisy prawa kanonicznego.

9. Rzecznik prasowy diecezji powinien być stałym członkiem sztabu kryzysowego (jeśli taki funkcjonuje w diecezji).

10. Rzecznik prasowy diecezji powinien mieć bezpośredni, stały i nieskrępowany kontakt z biskupem diecezjalnym i osobami odpowiedzialnymi za funkcjonowanie poszczególnych urzędów i instytucji diecezjalnych. Biuro Prasowe powinno mieć swoją siedzibę w budynku kurii biskupiej. Zaleca się wypracowanie zwyczaju cyklicznych cotygodniowych spotkań rzecznika prasowego z biskupem diecezjalnym w celu konsultowania polityki komunikacyjnej.

III. RELACJE RZECZNIKA PRASOWEGO DIECEZJI Z MEDIAMI

11. Relacje rzecznika prasowego diecezji z redakcjami i poszczególnymi dziennikarzami powinny mieć charakter profesjonalny. Budowanie dobrych, osobistych kontaktów, nie może oznaczać zbytniej poufałości, która przejawiałaby się np. w zewnętrznym okazywaniu różnic w stopniu zażyłości. Nie jest też wskazane, w przypadku, gdy rzecznikiem prasowym diecezji jest duchowny, aby jego relacje z dziennikarzami miały charakter duszpasterski.

12. Bezpośredni kontakt do rzecznika prasowego diecezji (telefon komórkowy, e-mail, inne komunikatory) powinien być stale i ogólnie dostępny. Zaleca się, aby nie łączyć kanałów kontaktowych (np. numerów telefonów, adresów poczty elektronicznej) służbowych z prywatnymi.

13. Na czas nieobecności rzecznika prasowego diecezji (choroba, urlop), powinna zostać wyznaczona inna osoba pełniąca w tym czasie jego zadania, przynajmniej w takim zakresie, który umożliwi sprawny kontakt z mediami. Nie powinno się dopuszczać do sytuacji, w której nie ma żadnej osoby odpowiedzialnej za ten obszar. Zaleca się, aby była to zawsze ta sama osoba, która jest do tego odpowiednio przeszkolona.

14. Rzecznik prasowy diecezji nie powinien łączyć tej funkcji z zadaniem asystenta kościelnego redakcji katolickich funkcjonujących na terenie diecezji. Dziennikarzom redakcji katolickich, podobnie jak innym dziennikarzom, służy on jedynie jako źródło informacji oraz jako konsultant ds. Kościoła.

15. Rzecznik prasowy diecezji powinien ściśle współpracować z rzecznikiem Konferencji Episkopatu Polski.

IV. ZADANIA WŁASNE RZECZNIKA PRASOWEGO DIECEZJI ORAZ BIURA PRASOWEGO

16. Działanie rzecznika prasowego diecezji nie może polegać jedynie na reagowaniu na zapotrzebowanie mediów, które przejawiałoby się np. w udzielaniu odpowiedzi w sytuacjach kryzysowych. Jego zadaniem jest także proaktywne komunikowanie działalności Kościoła lokalnego, np. poprzez informowanie o planowanych wydarzeniach. Do zadań własnych rzecznika prasowego diecezji, w wykonywaniu których wspiera go Biuro Prasowe, powinny więc należeć:

a) reprezentowanie diecezji w mediach, lub delegowanie innych osób do wykonania tego zadania w szczególnych przypadkach,

b) współpraca z rzecznikiem KEP i rzecznikami prasowymi innych diecezji, zgromadzeń zakonnych oraz ogólnopolskich instytucji Kościoła Katolickiego,

c) organizowanie konferencji prasowych, briefingów, redagowanie oficjalnych komunikatów i oświadczeń dla mediów,

d) redagowanie oficjalnej strony internetowej diecezji oraz profili w mediach społecznościowych, jako platform komunikacji instytucjonalnej,

e) regularne przygotowywanie do użytku mediów pakietów informacyjnych o wydarzeniach w diecezji, np. w formie cyklicznego newslettera,

f) udzielanie akredytacji dziennikarskich w wydarzeniach diecezjalnych,

g) wydawanie zgody na transmisje z diecezjalnych uroczystości liturgicznych (stałych, czasowych, lub jednorazowych),

h) wyrażanie uwag krytycznych odnośnie do formy i treści platform komunikacyjnych podmiotów kościelnych podległych biskupowi,
a w sprawach dużej wagi możliwość odwołania się do biskupa diecezji,

i) konsultacje w zakresie komunikacji społecznej dla podmiotów kościelnych i poszczególnych osób pełniących różne funkcje w diecezji,

j) konsultacje dla redakcji i dziennikarzy,

k) ścisła współpraca z mediami katolickimi diecezjalnymi oraz ogólnopolskimi,

l) troska o wymiar ewangelizacyjny tworzonych materiałów,

m) promocja działań Kościoła lokalnego w mediach świeckich i przestrzeni internetu.

17. W swej działalności rzecznik prasowy diecezji powinien zwrócić szczególną uwagę na przestrzeganie zasad prawa kanonicznego oraz prawa polskiego, zwłaszcza w kwestii prawa prasowego, prawa do własności intelektualnej, prawa do dobrego imienia, domniemania niewinności i innych praw przysługujących osobom fizycznym i prawnym, a także RODO. Dlatego też, zaleca się, aby rzecznik miał stały kontakt z osobami odpowiedzialnymi za obsługę prawną diecezji.

18. Obowiązkiem rzecznika prasowego diecezji jest dokształcanie się, np. uczestniczenie w różnego typu szkoleniach, warsztatach i spotkaniach dla rzeczników diecezjalnych oraz ciągłe doskonalenie swych umiejętności warsztatowych.

Tekst niniejszych Wskazań został zatwierdzony przez Konferencję Episkopatu Polski na mocy uchwały nr 20/389/2021 z dnia 11 czerwca 2021 r.

+ Stanisław Gądecki
Arcybiskup Metropolita Poznański
Przewodniczący KEP

+ Artur G. Miziński
Sekretarz Generalny KEP